Bedriftskunder i reiseliv og event: hold styr gjennom sesongen

I reiseliv og event er salget ofte sesongbasert og hektisk. Når julebordsforespørslene kommer i august og konferansene for våren planlegges før jul, er innboksen full og alle har det travelt. Det er akkurat da forespørsler blir liggende, og det er ofte de første som svarer med et godt tilbud som vinner.

Samtidig er de beste kundene de som kommer tilbake. Firmaet som hadde sommerfest hos dere i fjor, skal ha sommerfest i år også. Spørsmålet er om noen husker å ringe dem.

Bookingsystem og CRM gjør ulike jobber

Hoteller og konferansesteder har som regel et booking- eller PMS-system for rom, lokaler og kapasitet. Det er ikke laget for salgsarbeidet før bookingen:

Hvem har spurt om hva, og når svarte vi?
Hvilke tilbud er sendt og ikke besvart?
Hvilke bedrifter har vært her før, og hva kjøpte de?
Hvem er kontaktpersonen nå, når den forrige har sluttet?

Det er dette et CRM er til for.

Fra forespørsel til bekreftet arrangement

1. Alle forespørsler på ett sted

Skjema på nettsiden, e-post og telefon registreres som salgsmuligheter på bedriften. Slå opp firmaet i Brønnøysundregistrene, slik at fakturainformasjon og organisasjonsnummer er riktig fra start.

2. Faste faser på salgstavlen

For eksempel: Forespørsel → Tilbud sendt → Befaring/visning → Bekreftet → Gjennomført. Da ser dere med ett blikk hva som venter på svar, og hvilke forespørsler som ikke er besvart.

3. Tilbud fra pakker

Legg faste pakker inn i produktkatalogen: dagpakke, overnatting, middag, aktiviteter, teknisk utstyr. Et tilbud settes sammen på minutter, med MVA regnet ut. Husk at ulike tjenester i reiseliv kan ha ulik MVA-sats, for eksempel overnatting og servering. Avklar satsene med regnskapsfører og legg dem riktig inn i produktkatalogen én gang.

La kunden akseptere tilbudet elektronisk. Da har dere dokumentasjon på hva som er avtalt, inkludert antall og vilkår.

4. Oppfølging med dato

Hvert tilbud får en oppfølgingsoppgave. I høysesong er det lett å tenke at kunden tar kontakt hvis de er interessert. I praksis venter mange på å bli fulgt opp.

Gjenkjøp: den enkleste salgsjobben

Når arrangementet er gjennomført, logger du det på kunden: dato, type arrangement, antall deltakere og hva de kjøpte. Legg samtidig inn en oppgave om for eksempel ti måneder: "Ring om sommerfest neste år."

Når du ringer, har du alt foran deg: hva de hadde sist, hvem som var kontaktperson og eventuelle tilbakemeldinger. Det er en helt annen samtale enn en kald telefon.

Nyhetsbrev med samtykke

Nyhetsbrev om sesongtilbud kan fungere godt, men krever at mottakerne har samtykket eller at unntaket for eksisterende kundeforhold gjelder. Registrer samtykke med dato og kilde, og gjør det enkelt å melde seg av. Les mer i CRM og GDPR.

Sjekkliste for reiseliv og event

Alle forespørsler registreres og får ansvarlig samme dag
Faste pakker ligger i produktkatalogen med riktig MVA-sats
Hvert tilbud har en oppfølgingsdato
Gjennomførte arrangementer logges på kunden
Gjenkjøpsoppgave legges inn for hvert arrangement
Nyhetsbrev sendes bare til kontakter med gyldig grunnlag

Prøv det

Webspesialisten CRM har salgstavle, produktkatalog, tilbud med e-aksept og samtykkehåndtering. Se CRM for reiseliv, hotell og event, eller prøv gratis i 30 dager.

Ofte stilte spørsmål

Hvordan svarer vi raskere på forespørsler?

Samle alle forespørsler ett sted, gi hver en ansvarlig og bruk ferdige tilbudsmaler med faste pakker. Da kan et komplett tilbud sendes samme dag, også i høysesong.

Hvordan får vi fjorårets kunder tilbake?

Registrer hvert arrangement på kunden med dato, antall deltakere og hva de kjøpte. Legg inn en oppfølgingsoppgave noen måneder før samme tid neste år, og ring med et konkret forslag.

Trenger vi CRM hvis vi har bookingsystem?

Bookingsystemet håndterer rom, bord og kapasitet. CRM håndterer relasjonen og salget før bookingen: forespørsler, tilbud, oppfølging og historikk per bedriftskunde.