Besøksrapporter og kundeansvar i B2B-handel og grossist

I mange grossister og B2B-handelsbedrifter har hver selger sitt eget system: et regneark med kunder, en notatbok og en telefon full av SMS-er. Det fungerer, helt til en selger slutter, blir syk eller får nytt distrikt. Da forsvinner kunnskapen om hvem som kjøper hva, hvem som bestemmer, og hva som ble lovet på forrige besøk.

Et felles CRM med tydelig kundeansvar og enkle besøksrapporter løser det, hvis det gjøres enkelt nok til at selgerne faktisk bruker det.

Felles kundeansvar

Start med å gi hver kunde én ansvarlig selger i CRM. Det høres banalt ut, men det avklarer mye:

• Hvem skal følge opp når kunden ringer?
• Hvem har ansvar for kunder som ikke har handlet på en stund?
• Hvordan fordeles kundene når noen slutter?

Slå opp alle bedriftskunder i Brønnøysundregistrene, slik at navn, organisasjonsnummer, adresse og bransjekode er korrekte. Det gjør det også enklere å finne duplikater når regnearkene slås sammen.

Besøksrapporter som tar ett minutt

Den vanligste grunnen til at besøksrapporter ikke skrives, er at de tar for lang tid. Gjør det enkelt:

1. Rett etter besøket: åpne kunden på mobilen.
2. Logg et møte med noen stikkord: hvem, hva, behov.
3. Legg inn neste steg som en oppgave med dato.

Det viktigste er neste steg. En rapport uten neste steg er historie; en rapport med neste steg er salg.

Eksempel på en god besøksrapport

Møtte innkjøpssjef og butikksjef. Fornøyd med leveringstid, misfornøyd med emballasje på vare X. Vurderer å ta inn ny serie til våren. Neste steg: sende prisliste og vareprøver innen 14 dager.

Se hvem som faller fra

Med salg registrert på kunden, enten direkte i CRM eller importert fra ordresystemet, kan du lage enkle lister som gir mye verdi:

• Kunder som ikke har handlet de siste 90 dagene
• Kunder som handler mindre enn i fjor
• Kunder som bare kjøper fra én produktgruppe

Dette er ofte de mest lønnsomme samtalene en selger kan ta: kunden kjenner dere allerede.

Tilbud og prislister

Legg varene og tjenestene inn i produktkatalogen med priser eks. MVA. Bruk tilbudsmodulen for større ordre, prosjektleveranser eller årsavtaler, og la kunden akseptere elektronisk. Da har dere dokumentasjon på hva som er avtalt, og slipper diskusjoner om pris i etterkant.

Salgsmøtet bruker CRM-data

Den enkleste måten å få selgerne til å bruke CRM, er at salgsmøtet gjør det. Gå gjennom:

• salgstavlen: hva er i løp, hva har stått stille?
• forfalte oppgaver: hvem har ikke blitt fulgt opp?
• kunder uten aktivitet: hvem trenger et besøk?

Når ledelsen spør etter tall fra CRM, fyller selgerne CRM.

Integrasjon mot ordresystemet

Mange grossister har et ordre- eller ERP-system som er master for ordre og fakturering. Et CRM med REST API kan hente inn kunder og salgstall derfra, slik at selgerne ser omsetningen uten å registrere den to ganger. Start med kunderegisteret, og legg til salgstall etterpå.

Sjekkliste for B2B-handel

• Alle kunder har én ansvarlig selger
• Bedriftskunder er slått opp i Brønnøysundregistrene
• Besøk logges fra mobilen samme dag
• Hvert besøk har et neste steg med dato
• Vi har en liste over kunder uten kjøp siste 90 dager
• Produkter og priser ligger i katalogen
• Salgsmøtet tar utgangspunkt i CRM

Prøv det

Webspesialisten CRM har kundeansvar, aktiviteter fra mobil, salgstavle, produktkatalog og REST API. Se CRM for grossister og B2B-handel, eller prøv gratis.