Klientrelasjoner og henvisninger i advokatfirma

Advokatbransjen er en relasjonsbransje. Nye oppdrag kommer fra fornøyde klienter, fra revisorer og banker som anbefaler dere, og fra tidligere kolleger som nå sitter i næringslivet. Likevel er det få advokatfirmaer som sporer disse relasjonene systematisk. Kunnskapen sitter hos den enkelte partner, og forsvinner når hun går av.

Et CRM kan gi firmaet oversikt over relasjonene, men i en bransje med streng taushetsplikt er det viktig å bruke det riktig.

Skillelinjen: relasjon, ikke sak

Advokater har lovpålagt taushetsplikt, og klientens forhold skal behandles konfidensielt. Derfor bør et CRM i et advokatfirma inneholde relasjonen, ikke saken:

CRM: kontaktpersoner, roller, møter, arrangementer, henvisninger, muligheter for nye oppdrag.
Saksbehandlingssystem: saksdokumenter, faktum, vurderinger, korrespondanse om saken, timeregistrering.

En god regel for notater i CRM: skriv som om klienten selv kunne lese det, og skriv aldri detaljer om sakens innhold.

Hva et CRM gir et advokatfirma

Felles oversikt over klientrelasjonene

Hvem kjenner hvem hos klienten? Hvilke partnere har relasjon til daglig leder, og hvem kjenner styreleder? Registrer kontaktpersonene med rolle, og logg møter og lunsjer. Slå opp klientselskapene i Brønnøysundregistrene for riktig organisasjonsnummer og for å se roller som daglig leder og styre.

Sporing av henvisninger

Registrer kilden på hver ny klient: revisor, bank, eiendomsmegler, annen advokat, eksisterende klient eller nettsiden. Etter et halvår vet dere:

hvilke relasjoner som faktisk gir oppdrag,
hvem dere bør takke og holde varme,
hvilke nettverk som er verdt tiden.

Strukturert oppfølging

Business development i advokatfirmaer handler mye om å være til stede på riktig tidspunkt. Legg inn oppgaver:

følg opp etter avsluttet oppdrag (hvordan gikk det?),
invitasjon til seminar om en relevant lovendring,
årlig gjennomgang med de viktigste klientene.

Salgstavle for større oppdrag

For større oppdrag med pitch eller anbudsprosess kan en salgstavle gi oversikt: Mulighet → Møte → Oppdragsforslag sendt → Engasjert / Tapt. Oppdragsbekreftelsen kan sendes som tilbud som klienten aksepterer elektronisk, dersom det passer firmaets rutiner.

Sikkerhet og tilgang

Velg en løsning med databehandleravtale og lagring i Norge.
Bruk roller: ikke alle trenger å se alt.
Bruk revisjonslogg for å se hvem som har endret hva.
Unngå eksport av klientlister til regneark som sendes rundt.

Konfliktsjekk

Et felles register over klienter og motparter gjør det lettere å søke opp navn, men konfliktsjekk er en formell rutine som bør følge firmaets faste prosess og oppdragsregistrering. Se på CRM som et hjelpemiddel, ikke som selve kontrollen.

Sjekkliste for advokatfirmaet

Vi har en skriftlig regel: ingen saksdetaljer i CRM
Klientselskaper er registrert med organisasjonsnummer og nøkkelpersoner
Kilden registreres på hver ny klient og hvert nye oppdrag
Viktige klienter har en årlig oppfølging i kalenderen
Brukere har roller, og tilganger gjennomgås jevnlig
Data lagres i Norge, og databehandleravtale er på plass

Prøv det

Webspesialisten CRM har bedriftsoppslag, aktiviteter, salgstavle, roller, revisjonslogg og lagring i Norge. Se CRM for advokatfirma, eller prøv gratis i 30 dager.

Ofte stilte spørsmål

Skal saksdokumenter ligge i CRM?

Nei. Saksdokumenter og detaljer om klientens sak hører hjemme i saksbehandlings- eller dokumentsystemet. CRM brukes til relasjonen: kontaktpersoner, møter, henvisninger og muligheter for nye oppdrag.

Hvordan sporer vi henvisninger?

Registrer kilden på hver ny klient og hvert nytt oppdrag, for eksempel en revisor, en bank eller en eksisterende klient. Etter en periode ser dere hvilke relasjoner som gir mest, og hvem dere bør takke og pleie.

Kan CRM hjelpe med konfliktsjekk?

Et felles register over klienter og motparter gjør det enklere å søke, men selve konfliktsjekken bør følge firmaets faste rutine og systemer for oppdragsregistrering.