CRM for håndverkere: fra befaring til ferdig jobb
Tilbud som ikke følges opp er tapte oppdrag. Slik bruker håndverkere og byggfirma et CRM til å holde orden på forespørsler, befaringer og tilbud, uten mer kontorarbeid.
Telefonen ringer mens du står på stigen. En kunde vil ha befaring på et bad, en annen lurer på om tilbudet fra forrige uke fortsatt gjelder, og en tredje har sendt bilder på SMS av en lekkasje. Kvelden går med til å skrive tilbud, og neste morgen er det ny jobb.
Det er ikke rart at tilbud blir liggende. Men hvert tilbud som ikke følges opp, er et oppdrag som kanskje går til noen andre. Et CRM løser ikke håndverket for deg, men det tar vare på alt rundt det.
De vanligste lekkasjene i en håndverksbedrift
- Forespørsler forsvinner i SMS, telefonlogg og e-post.
- Befaringer avtales muntlig og glemmes, eller dobbeltbookes.
- Tilbud skrives i Word, sendes som PDF og følges aldri opp.
- Kundehistorikk finnes bare i hodet til den som var der.
- Etterarbeid, som reklamasjoner og service, havner mellom to stoler.
Slik ser flyten ut med CRM
1. Alle forespørsler inn ett sted
Når en kunde tar kontakt, registrerer du kontakten og en salgsmulighet med én gang, også fra mobilen. Er det en bedriftskunde, slår du opp firmaet i Brønnøysundregistrene, så får du organisasjonsnummer og adresse riktig fra start.
2. Befaring som aktivitet
Legg befaringen inn som en aktivitet med dato, adresse og hvem som skal dra. Da ser hele firmaet hvem som er hvor, og du får påminnelse dagen før.
3. Tilbud med riktig MVA
Bruk produktlinjer for timer, materialer og eventuelle påslag. Husk forskjellen på privatkunder og bedrifter: priser til forbrukere skal vises inkludert MVA, mens bedriftskunder normalt får priser eks. MVA. I et CRM med tilbudsmodul regnes MVA ut automatisk, og kunden kan akseptere tilbudet elektronisk. Da slipper du "vi snakkes"-e-poster uten svar.
Vær også tydelig på om du gir et pristilbud (fast pris) eller et prisoverslag (anslag). Overfor forbrukere gjelder håndverkertjenesteloven, og et prisoverslag kan ikke overskrides vesentlig.
4. Oppfølging på autopilot
Når tilbudet er sendt, legger du inn en oppfølgingsoppgave om for eksempel fem arbeidsdager. Salgstavlen viser hvilke tilbud som har stått lengst uten svar. En kort telefon er ofte alt som skal til.
5. Etter jobben
Når jobben er ferdig, logger du det på kunden. Det gjør det enkelt å finne ut hva som ble gjort ved en reklamasjon, å sende tilbud på service eller vedlikehold, og å be fornøyde kunder om en anbefaling.
Små grep med stor effekt
- Én regel for hele firmaet: Ingen tilbud uten oppfølgingsdato.
- Faste faser på salgstavlen, for eksempel: Forespørsel → Befaring avtalt → Tilbud sendt → Akseptert → Utført.
- Standardlinjer i produktkatalogen: timepris, kjøring, rigg og drift. Da går tilbudsskrivingen raskere.
- Merk kildene: Kom kunden fra nettsiden, en anbefaling eller en byggevarehandel? Etter noen måneder ser du hva som faktisk gir oppdrag.
Hva med personvern?
Du lagrer navn, adresse og telefonnummer til privatpersoner, og det er helt greit når det trengs for å levere jobben. Unngå å skrive unødvendige personlige opplysninger i notatene, og slett kunder dere ikke lenger har noe forhold til. Les mer i CRM og GDPR.
Sjekkliste for håndverkere
- Alle nye forespørsler registreres samme dag
- Befaringer ligger som aktiviteter med dato og ansvarlig
- Tilbud skiller tydelig mellom fast pris og prisoverslag
- Priser til privatkunder vises inkl. MVA
- Hvert tilbud har en oppfølgingsdato
- Ferdige jobber logges på kunden for senere service og reklamasjon
- Vi ser på salgstavlen hver mandag: hva står stille?
Kom i gang
Webspesialisten CRM har tilbud med MVA og e-aksept, salgstavle, aktiviteter og Brønnøysund-oppslag, og fungerer like godt på mobilen i bilen som på kontoret. Se CRM for håndverkere og byggfirma, eller prøv gratis i 30 dager.
Ofte stilte spørsmål
Er et CRM for stort for et lite håndverksfirma?
Nei. For et firma med få ansatte handler CRM først og fremst om å ha én oversikt over forespørsler, befaringer og tilbud i stedet for SMS, lapper og innboks. Det tar lite tid å bruke og sparer mye leting.
Skal priser til privatkunder vises med MVA?
Ja. Priser som rettes mot forbrukere skal oppgis med alle avgifter inkludert, altså inkl. MVA. Til bedriftskunder er det vanlig å oppgi priser eks. MVA.
Hva er forskjellen på pristilbud og prisoverslag?
Et pristilbud er en bindende pris. Et prisoverslag er et anslag som etter håndverkertjenesteloven ikke kan overskrides vesentlig overfor forbrukere. Skriv tydelig hva du gir.