Medlemsregister og sponsoravtaler: CRM for foreninger
Foreninger og organisasjoner har mange relasjoner og lite tid. Slik samler du medlemmer, sponsorer og samarbeidspartnere i ett ryddig register, med personvernet i orden.
I en forening er det ofte noen få ildsjeler som holder alt sammen. Medlemslisten ligger i et regneark hos kassereren, sponsoravtalene i e-posten til lederen, og kontakten med kommunen i hodet til den som har vært med lengst. Når styret skiftes ut, forsvinner mye av dette.
Et enkelt CRM gir foreningen et felles minne, slik at neste styre ikke må begynne på nytt.
Hva foreningen trenger oversikt over
- Medlemmer: navn, kontaktinformasjon, medlemstype og eventuelle roller.
- Tillitsvalgte og frivillige: hvem gjør hva, og når går vervet ut?
- Sponsorer og samarbeidspartnere: avtaler, beløp, motytelser og kontaktpersoner.
- Offentlige kontakter: kommune, fylkeskommune, stiftelser som gir tilskudd.
Medlemsregister eller eget system?
Mange organisasjoner, særlig innen idrett, har egne medlemssystemer som brukes til kontingent, lisenser og rapportering til forbundet. Da bør medlemmene ligge der. CRM passer likevel godt for alt rundt: sponsorer, partnere, tilskuddsgivere og frivillige.
For mindre foreninger uten slike krav kan CRM fungere som medlemsregister. Bruk tagger eller kategorier for medlemstype, og hold informasjonen til det dere trenger.
Sponsoravtaler med fornyelsesvarsel
Sponsorinntekter er ofte viktige, og avtalene har gjerne en fast periode. Den vanligste feilen er at avtalen løper ut uten at noen har tatt en prat med sponsoren.
- Registrer sponsoren som bedrift, med oppslag i Brønnøysundregistrene.
- Legg inn avtalen som kontrakt: beløp, periode, motytelser og sluttdato.
- Sett varsling i god tid, for eksempel tre måneder før utløp.
- Logg motytelser underveis: logo på drakter, omtale i sosiale medier, billetter til arrangement.
- Når varselet kommer: send en kort rapport om hva sponsoren har fått, og foreslå fornyelse.
En sponsor som ser verdien dokumentert, er langt enklere å beholde.
Frivillighetsregisteret og organisasjonsnummer
Mange foreninger er registrert i Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene, som blant annet er en forutsetning for å delta i Grasrotandelen og momskompensasjonsordningen. Sørg for at foreningens egne opplysninger er oppdatert der når styret endres, og bruk organisasjonsnummer på avtaler med sponsorer.
Utsendelser og personvern
Foreninger behandler personopplysninger på samme måte som bedrifter, og GDPR gjelder fullt ut.
- Informasjon som er nødvendig for medlemskapet, som innkalling til årsmøte, har grunnlag i medlemsforholdet.
- Markedsføring, for eksempel tilbud fra sponsorer, bør bare sendes til dem som har samtykket.
- Registrer samtykke med dato og kilde, og gjør avmelding enkel.
- Slett tidligere medlemmer og frivillige når dere ikke lenger har grunn til å beholde opplysningene.
- Særlig for foreninger med barn og unge: vær ekstra varsom med hvilke opplysninger dere lagrer og hvem som har tilgang.
Overlevering mellom styrer
Den største gevinsten av et felles system er kanskje overleveringen. Når nytt styre tar over:
- Gi nye tillitsvalgte egne brukere med riktige roller.
- Fjern tilgang for dem som går ut.
- Historikken, avtalene og kontaktene ligger der de skal.
Sjekkliste for foreninger
- Vi vet hvilke medlemsopplysninger vi trenger, og hvorfor
- Sponsorer er registrert med avtale, beløp, motytelser og sluttdato
- Vi får varsel før sponsoravtaler utløper
- Samtykke til markedsføring registreres og respekteres
- Opplysninger i Frivillighetsregisteret er oppdatert
- Tilganger gjennomgås når styret skiftes
Prøv det
Webspesialisten CRM har kontrakter med fornyelsesvarsel, samtykkeregistrering og roller, og gratisplanen passer for små foreninger. Se CRM for organisasjoner og foreninger, eller kom i gang gratis.
Ofte stilte spørsmål
Kan en forening bruke CRM som medlemsregister?
Ja. Et CRM kan holde oversikt over medlemmer, roller og kontaktinformasjon. Idretten og enkelte andre organisasjoner har egne medlemssystemer som må brukes for lisenser og rapportering; da kan CRM brukes til sponsorer og samarbeidspartnere.
Hvordan følger vi opp sponsoravtaler?
Registrer hver avtale som kontrakt på sponsoren med beløp, motytelser, sluttdato og varsling i god tid. Logg leverte motytelser underveis, slik at fornyelsessamtalen blir enkel.
Trenger vi samtykke for å sende e-post til medlemmer?
Informasjon som er nødvendig for medlemskapet kan sendes med grunnlag i medlemsforholdet. For markedsføring, for eksempel tilbud fra sponsorer, bør dere ha samtykke og mulighet for avmelding.