Klientoversikt for regnskapsbyråer: frister, avtaler og mersalg

For et regnskapsbyrå er kalenderen full av faste frister: MVA-terminer, a-melding, skattemelding og årsregnskap. Fagsystemene holder orden på selve arbeidet. Men hvem holder orden på relasjonen?

Hvem er kontaktperson hos klienten nå? Når ble oppdragsavtalen sist gjennomgått? Hvilke klienter har vokst så mye at de burde få tilbud om lønn, rådgivning eller budsjett? Dette er spørsmål et CRM er laget for.

Hvorfor CRM i et regnskapsbyrå?

• Klientinformasjon er ofte spredt mellom fagsystem, e-post og den enkelte regnskapsførers hode.
• Oppdragsavtaler skal være skriftlige og oppdaterte, men fornyes sjelden systematisk.
• Mersalg av rådgivning skjer tilfeldig, når klienten selv spør.
• Nye henvendelser fra nettsiden eller anbefalinger følges ikke alltid opp raskt nok.

Bygg en klientoversikt som faktisk brukes

Bedrift og kontaktpersoner

Registrer klienten som bedrift, og slå den opp i Brønnøysundregistrene. Da får du organisasjonsnummer, organisasjonsform og bransjekode riktig, og du kan se endringer. Legg inn kontaktpersonene med rolle: daglig leder, styreleder, den som sender bilag.

Egne felt og tagger

Bruk tagger for det dere trenger å filtrere på, for eksempel AS, ENK, MVA-registrert, lønn, årsoppgjør, eller hvilken regnskapsfører som er ansvarlig. Da kan du raskt finne alle klienter som berøres av en regelendring.

Oppdragsavtalen som kontrakt

Legg oppdragsavtalen inn som en kontrakt med omfang, pris og dato for gjennomgang. Når fornyelsesdatoen nærmer seg, får ansvarlig beskjed. Det gjør det enkelt å oppdatere avtalen når oppdraget endrer seg, for eksempel når klienten får ansatte.

Frister og oppgaver

Selve innleveringsfristene håndteres best i fagsystemene. Men CRM passer godt for alt det andre som har dato:

• Møte med klienten før årsoppgjøret
• Gjennomgang av oppdragsavtale
• Oppdatering av kundetiltak etter byråets rutiner for antihvitvasking
• Oppfølging av en klient som har spurt om rådgivning

Legg dem som aktiviteter med ansvarlig og dato, og bruk oversikten over forfalte oppgaver i morgenmøtet.

Strukturert mersalg, uten å mase

Regnskapsbyråer sitter på verdifull kunnskap om klientene. Et CRM gjør det enklere å bruke den på en ryddig måte:

1. Lag en salgstavle for rådgivning, med faser som Idé, Tatt opp med klient, Tilbud sendt, Avtalt.
2. Registrer signaler når du ser dem: klienten ansetter, kjøper eiendom, vurderer omdanning fra ENK til AS eller planlegger generasjonsskifte.
3. Send tilbud med MVA fra CRM og la klienten akseptere elektronisk.
4. Følg opp med en oppgave, ikke med hukommelsen.

Resultatet er mer rådgivning som klienten faktisk trenger, og mindre tilfeldighet.

Nye klienter

Henvendelser fra nettsiden, fra banken eller fra eksisterende klienter bør registreres som salgsmuligheter med én gang. Svar raskt, avtal et møte, og send tilbud på oppdrag. Når klienten sier ja, er all informasjon allerede på plass.

Taushetsplikt og tilgang

Regnskapsførere har taushetsplikt, og klientopplysninger skal beskyttes. Gi medarbeidere riktige roller, bruk en løsning med databehandleravtale og lagring i Norge, og unngå å legge regnskapsdata i notatfeltene. CRM skal inneholde relasjonen, ikke regnskapet.

Sjekkliste for regnskapsbyrået

• Alle klienter er registrert med organisasjonsnummer fra Brønnøysundregistrene
• Kontaktpersoner har tydelig rolle
• Hver klient har en oppdragsavtale registrert med dato for gjennomgang
• Ansvarlig regnskapsfører er satt på hver klient
• Rådgivningsmuligheter ligger på en egen salgstavle
• Nye henvendelser besvares og registreres samme dag
• Tilganger gjennomgås når noen slutter

Prøv det i praksis

Webspesialisten CRM har bedriftsoppslag, kontrakter med fornyelsesvarsel, salgstavle og tilbud med e-aksept, og data lagres i Norge. Se CRM for regnskapsbyråer, eller start en gratis prøveperiode.