Rammeavtaler og fornyelser: CRM for IT- og konsulentselskaper

I et IT- eller konsulentselskap er inntektene ofte bygget på avtaler: rammeavtaler, driftsavtaler, supportavtaler og løpende konsulentoppdrag. Samtidig er salget prosjektbasert, med lange beslutningsprosesser og mange involverte hos kunden.

Det gir tre typiske utfordringer: avtaler som fornyes for sent (eller ikke i det hele tatt), support og salg som lever i hvert sitt system, og tilbud som skrives på nytt hver gang. Her er hvordan et CRM kan samle trådene.

Pipeline for prosjektsalg

Konsulentsalg handler om å forstå behov, finne riktig beslutningstaker og være til stede over tid. Sett opp en salgstavle som passer prosessen deres, for eksempel:

1. Lead: navngitt kontakt, uklart behov
2. Kvalifisert: behov, budsjett og tidslinje avklart
3. Løsningsforslag: workshop eller møte gjennomført
4. Tilbud sendt
5. Forhandling
6. Vunnet / tapt

Registrer sannsynlig verdi og forventet dato. Da får dere et realistisk bilde av hva som kommer inn de neste månedene, og dere ser hvilke muligheter som har stått stille.

Husk også å registrere hvorfor dere taper. Etter et halvår vil mønsteret si mye om pris, timing eller hvilke tjenester som selger.

Tilbud uten Word-maler

Lag en produktkatalog med tjenestene deres: timepriser per rolle, faste pakker, lisenser og driftsavtaler. Tilbud bygges av linjer fra katalogen, med rabatt og MVA regnet ut automatisk. Kunden kan akseptere elektronisk, og tilbudet blir liggende på kunden med full historikk.

Rammeavtaler med varsel

Rammeavtaler har gjerne en fast periode med opsjoner. Det farlige er ikke at de utløper, men at dere oppdager det for sent til å forhandle.

• Registrer hver avtale som en kontrakt på kunden med start, slutt og verdi.
• Sett varslingstid, for eksempel 90 dager før utløp.
• Legg inn ansvarlig person.
• Logg opsjoner og prisjusteringer, for eksempel årlig indeksregulering, som egne notater eller oppgaver.

Når varselet kommer, har dere tid til å ta et statusmøte med kunden, dokumentere verdien dere har levert og legge fram et forslag, i stedet for å havne i en ny konkurranse.

Support og salg i samme bilde

Når supporthenvendelser registreres som saker på kunden, ser alle det samme:

• Selgeren ser om kunden har åpne eller mange saker før et fornyelsesmøte.
• Kundeservice ser hvilke avtaler og SLA kunden har.
• Ledelsen ser hvilke kunder som krever mest ressurser i forhold til avtaleverdien.

Det er ofte her de viktigste innsiktene ligger: kunder med mange supportsaker kan trenge opplæring eller en bedre avtale, og det er et salgsargument, ikke bare en kostnad.

Integrasjoner via API

IT-selskaper har gjerne mange verktøy: timeføring, prosjektstyring, regnskap, overvåking. Et CRM med REST API og webhooks kan:

• opprette kunder og kontakter automatisk fra et skjema på nettsiden,
• varsle prosjektverktøyet når et salg er vunnet,
• hente kunde- og avtaleinformasjon inn i egne dashboards.

Start enkelt: velg én integrasjon som sparer manuelt arbeid hver uke, og bygg videre derfra.

Sjekkliste for IT- og konsulentselskaper

• Salgstavlen har faser som speiler vår faktiske salgsprosess
• Alle muligheter har verdi, forventet dato og neste steg
• Tjenester og timepriser ligger i produktkatalogen
• Alle rammeavtaler er registrert med sluttdato og varsling
• Supporthenvendelser registreres som saker på kunden
• Vi registrerer hvorfor vi taper, og ser på det hvert kvartal
• Minst én integrasjon sparer oss for manuell dobbeltregistrering

Kom i gang

Webspesialisten CRM har salgstavle, tilbud med e-aksept, kontrakter med fornyelsesvarsel, kundeservice og REST API med webhooks. Se CRM for IT- og konsulentselskaper, eller prøv gratis.